Lass deine bestehenden Systeme zusammenarbeiten.
Für Verwalter von 40 bis 150 Unterkünften.
Ein Ablauf. Deine Systeme bleiben. Weniger Handarbeit, mehr Kontrolle.
Bei einem Kunden im Einsatz. Diese Beispiele sind keine allgemein verfügbaren Funktionen.
Zuerst verstehen.
Dann gezielt entwickeln.
Zugang und Definitionen
Wir starten, sobald Quellen und Vereinbarungen vollständig sind.
Abgleichen
Wir untersuchen Abweichungen, Kosten und manuelle Arbeit.
Bericht und nächster Schritt
Am zehnten Arbeitstag weißt du, was Aufmerksamkeit braucht. Die Umsetzung vereinbaren wir danach separat.
Kommt dir das bekannt vor?
Alles ist da. Nur nicht an einem Ort.
Dein PMS kennt die Zahlung des Gastes. Nicht die Kosten der Unterkunft.
Reinigung steht im Aufgabensystem, vorgestreckte Wartung in der Buchhaltung und Eigentümervereinbarungen in E-Mails. Deshalb gibt es neben deinem PMS eine Tabelle.
Dein Aufgabensystem weiß, was erledigt wurde. Deine Buchhaltung nicht.
Erledigte Arbeiten ohne Rechnung bleiben unbemerkt. Bei einem Küstenverwalter zeigte die Tabelle 20 abrechenbare Arbeiten im Monat, das Aufgabensystem über 200. Die Erfassung hatte still aufgehört.
Die Buchhaltung kennt den Firmenertrag. Nicht den Ertrag je Unterkunft.
Welche Kosten zu welcher Unterkunft gehören, weiß nur eine Person. Ob die Verwaltung selbst Gewinn macht, bleibt offen.
Und dann ist da die Tabelle.
Nur sie weiß es, einmal monatlich und erst nach manueller Aktualisierung. Ist diese Person krank oder im Urlaub, verspätet sich der Abschluss.
Selbst durchklicken
So kann es aussehen, wenn deine Systeme zusammenarbeiten.
Die Demo zeigt ein erfundenes Unternehmen mit Beispieldaten ohne Anbindungen. Ein ähnliches System haben wir für einen Küstenverwalter mit über hundert Eigentümerwohnungen gebaut. Dort liest es täglich mehr als zehn Systeme: PMS, Aufgaben, Buchhaltung, CRM, Gästeregistrierung, Bewertungen und soziale Medien.
- Check-in-Planung mit Karte und Druckansicht
- Offene Abrechnung mit Rechnungsentwürfen je Auftrag
- Gewinn und Verlust, Cashflow und 13-Wochen-Prognose
Nicht alles aus der Demo läuft dort schon. Aktiv sind tägliches Auslesen und drei Aufgaben: Reinigungs-Rechnungsentwürfe, Check-in-Zuweisungen und die wöchentliche Prüfung.
Öffnet in neuem Tab. Die Demo ist auf Niederländisch.
Die Demo: offene Abrechnung je Kunde und ein Knopf zum Vorbereiten von Rechnungsentwürfen
Was wir vorbereiten
Beispiele, kein Paket.
Wir ersetzen keine Systeme. Wir lesen sie per Anbindung oder Export, prüfen Zahlen und liefern Ergebnisse in den Arbeitsbereich deines Teams. Jedes Beispiel zeigt seinen Entwicklungsstand.
Bedeutung der Statusangaben
- Im Einsatz
Heute bei einem Kunden im Einsatz. Wo noch jemand einen Knopf drückt, sagen wir es.
- Wird entwickelt
Wir entwickeln es gerade. Noch bei keinem Kunden im Einsatz.
- Noch nicht entwickelt
Existiert noch nicht. Für den ersten Käufer entwickeln wir es mit seinen Daten, Festpreis und schriftlichem Liefertermin.
- Am 5.Noch nicht entwickelt
Die Abrechnung je Eigentümer ist fertig, mit Quelle für jeden Betrag.
Aus Buchungen und Arbeiten, einschließlich Eigentümervereinbarungen. Jede Abweichung nennt Betrag und Quellsystem. Du gibst frei.
Noch nirgends im Einsatz.
- Jeden MonatIm Einsatz
Der Rechnungsentwurf steht in deiner Buchhaltung.
Für jede erledigte Reinigung, der Unterkunft zugeordnet. Ausstellen und Buchen bleiben in deiner Buchhaltungssoftware.
Seit Mitte August bei diesem Küstenverwalter. Im August gelangte etwa die Hälfte der erledigten Reinigungen als Entwurf in die Buchhaltung, per Knopfdruck. Rechnungen stellen sie selbst aus.
- Jeden TagIm Einsatz
Check-in-Zuweisungen gehen aus den Buchungen ins Aufgabensystem.
Wer, wann und welche Unterkunft – im vertrauten System deines Teams.
Bei demselben Verwalter täglich, per Knopfdruck. Kein Abtippen mehr, aber weiterhin Kontrolle: Ende August wurden noch über zwei Drittel der Zeilen manuell angepasst.
- Jede WocheIm Einsatz
Stoppt die Erfassung unbemerkt, sehen wir es innerhalb einer Woche.
Nicht erst nach einem Quartal. Diese Prüfung fand die 20 gegenüber über 200.
Beim selben Verwalter wöchentlich. Die Meldung kommt derzeit von uns; eine Warnung aus deinem eigenen System ist noch nicht entwickelt.
- Vor der AnreiseWird entwickelt
Der Gast gibt selbst seine Ankunftszeit an. Die Antwort landet dort, wo sie gebraucht wird.
Einmal gefragt, unter deinem Namen, statt langer Chatverläufe.
Anfang September waren über zwanzig Gästefragen als Entwurf bereit, keine war versendet. Wir verkaufen dies nicht als aktiv. Fragen zu Gruppe, Vorlieben und passenden Extras sind noch nicht entwickelt.
Was heute noch nicht geht
- In dein CRM zurückschreiben. Lesen funktioniert, Schreibrechte fehlen.
- Neue Arbeiten im Aufgabensystem erstellen. Bestehende lassen sich zuweisen; eine vollständige Reinigungs- und Wartungsplanung versprechen wir hier nicht.
- SES.Hospedajes-Meldung. Du erfasst und meldest selbst; vollständige Datenvorbereitung ist noch nicht entwickelt.
- Rechnungen ausstellen. Wir bereiten Entwürfe vor; Ausstellen und Buchen bleiben in deiner Buchhaltung, auch mit Blick auf Verifactu.
- Jedes PMS auslesen. Einige Systeme können wir noch nicht lesen.
Der Demobildschirm ist das Fenster, nicht das Produkt. Wir entwickeln Aufgaben; vor dem Versand an Eigentümer oder Gäste gibt ein Mensch frei.
So funktioniert es
Erst Zahlen prüfen. Dann eine Aufgabe bauen. Dann am Laufen halten.
Zahlen prüfen
2.950 EUR
zehn Arbeitstage
Wir prüfen deine letzten drei abgeschlossenen Monate: deine Tabelle neben deinen Systemen. Etwa am dritten Arbeitstag siehst du die erste Abweichung, falls wir bis dahin eine finden. Am zehnten Arbeitstag erhältst du drei Dinge: Fehler mit Betrag und Quelle, deine Monatsberechnung auf einer A4-Seite und eine Liste wiederkehrender Handarbeit mit Festpreis je Aufgabe. In deinen Systemen ändert sich nichts.
Garantie
Die zehn Arbeitstage beginnen, sobald wir Lesezugriff und deine Definitionen haben. Sind wir am zehnten Arbeitstag nicht fertig, bekommst du die 2.950 EUR zurück und wir stellen es trotzdem fertig. Lässt du innerhalb von sechzig Tagen nach Lieferung eine Aufgabe bauen, werden die 2.950 EUR darauf angerechnet.
Eine Aufgabe bauen
9.500 bis 14.500 EUR
Festpreis, Liefertermin vorab schriftlich
Eine Aufgabe aus deiner Liste, für alle Unterkünfte und Eigentümer, auf deinen eigenen Konten. Der Preis hängt von der Zahl der Systeme, Lese- oder Schreibzugriff und den unterschiedlichen Eigentümervereinbarungen ab. Er steht nach Arbeitstag zehn fest, bevor du entscheidest.
Zahlung in zwei Teilen
Den zweiten Teil berechnen wir erst, nachdem die Aufgabe erstmals tatsächlich bei dir ausgeführt wurde. Verpassen wir den Liefertermin, entfällt dieser Teil. Nach Lieferung gibt es keine Rückzahlung: Der Code liegt auf deinen Konten und du kannst ihn frei weiterverwenden, selbst wenn es uns morgen nicht mehr gibt.
Am Laufen halten
1.500 bis 2.500 EUR im Monat
ab Lieferung, monatlich kündbar
Wir halten es am Laufen, prüfen jede Woche die Funktion und passen es an Änderungen deiner Systeme an. Du zahlst für das, was vorbereitet und versandt wurde, nicht für eine Übersicht.
Garantie
Ist eine Aufgabe wegen eines Fehlers auf unserer Seite länger als einen Arbeitstag blockiert, zahlst du diesen Monat nicht dafür. Du kannst monatlich kündigen und das Gebaute weiter nutzen.
Was der erste Schritt nicht umfasst
- Keine Bereinigung. Wir zeigen Fehler; du bereinigst danach nur, was Geld kostet.
- Keine Migration, kein neues System.
- Höchstens drei abgeschlossene Monate und fünf Systeme. Mehr vereinbaren wir separat.
- Keine Steuerberatung. Dafür bleibt deine Gestoría zuständig.
Was wir von dir brauchen
Lesezugriff auf PMS, Aufgabensystem, Buchhaltung und CRM oder den Export deiner Gestoría. Vorher erhältst du je System die Schritte: was wir sehen, was nicht und wie du den Zugriff beendest.
Eine Stunde mit dir und einen halben Tag mit der Person, die den Monat abschließt, um alle Eigentümervereinbarungen durchzugehen.
Deine Definitionen: Was ist abrechenbar, was bedeutet jeder Tag, welche Monate sind abgeschlossen?
Deine Tabelle, so wie sie ist, inklusive Fehlern. Vorher nichts bereinigen.
Das ist alles. Die zehn Arbeitstage beginnen, sobald Punkte 1 und 3 erfüllt sind.
Alle Beträge zzgl. MwSt. Vergleiche sie mit den Tagen, die dein Mitarbeiter monatlich für den Abschluss braucht. Kein Versprechen zu Umsatz, Auslastung oder Ranking: Der Nutzen zeigt sich in deinen eigenen Zahlen.
Für wen es gedacht ist
Maßarbeit, aber nicht für jeden.
Das passt zu dir, wenn
- Du vermietest 40 bis 150 Unterkünfte für Eigentümer an der Costa del Sol. Bei 15 bis 40: Fülle das Formular aus, wir sagen ehrlich, ob es sich lohnt.
- Du hast mindestens drei Systeme ohne Verbindung und eine Tabelle, die die Lücke füllt.
- Du nutzt ein Aufgabensystem für Reinigung und Wartung, und wir können PMS und Buchhaltung auslesen. Unsicher? Frag uns.
- Jemand macht den Monatsabschluss in Excel, und du sitzt selbst mit am Tisch, weil du unterschreibst.
Das passt nicht zu dir, wenn
Wenn es nicht passt, nehmen wir es nicht an, auch nicht gegen Bezahlung.
- Du vermietest nur eigene Unterkünfte, betreibst ein Hotel oder eine Kette oder verwaltest aus den Niederlanden oder Großbritannien ohne spanische Gesellschaft.
- Du möchtest nur einen Bildschirm voller Zahlen, ohne dass daraus Arbeit folgt.
- Wir sollen deine Systeme ersetzen, erst deine Zahlen bereinigen oder Rechnungen ausstellen.
- Du möchtest den ersten Schritt kostenlos oder gibst vor Tag eins keinen Lesezugriff.
- Du hast weniger als 15 Unterkünfte. Dann ist die kostenlose Scorecard der bessere Einstieg.
Noch nicht: Können wir dein PMS noch nicht auslesen, hinterlasse deine Kontaktdaten. Wir rufen an, sobald es möglich ist. Costa Blanca: Frag uns. Niederländische Ferienparks: nicht 2026.
Vorab klar, auch für deine Gestoría.
- Im ersten Schritt lesen wir nur. Ohne deine Freigabe pro Aufgabe ändert sich nichts.
- Deine Zahlen gehören dir, das Gebaute bleibt nutzbar. Nach Lieferung läuft es auf deinen Konten, mit Exportklausel im Vertrag.
- Wir sind keine Rechnungssoftware. Deine Buchhaltung stellt Rechnungen aus; vor dem ersten Entwurf legen wir deiner Gestoría das Verfahren schriftlich vor.
- Vor jedem Versand an Eigentümer oder Gäste gibt ein Mensch frei.
- Fehlende Daten zählen nicht als null. Sie kommen auf die Liste, nicht in deine Zahlen.
- Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Unterauftragnehmerliste wird vor dem Lesezugriff unterschrieben. Jeder von uns genutzte Dienst außerhalb der EU, der Daten verarbeitet, steht mit den geltenden Schutzmaßnahmen darauf.
Fragen
Was Verwalter vor dem Start wissen möchten.
Ist das Maßarbeit oder ein Produkt?
Maßarbeit mit festem ersten Schritt. Der Ablauf ist gleich: lesen, prüfen, vorbereiten. Danach bauen wir Aufgaben aus deiner Liste. Deshalb nennen wir einen Preis pro Aufgabe statt eines Paketpreises.
Zahle ich 2.950 EUR, nur um den Preis zu erfahren?
Nein. Du zahlst für drei geprüfte Monate mit Betrag und Quelle und deine Monatsberechnung auf Papier. Mitarbeiter und Gestoría können damit sofort arbeiten, auch ohne Folgeauftrag. Beauftragst du innerhalb von sechzig Tagen nach Lieferung eine Umsetzung, werden die 2.950 EUR angerechnet.
Müssen wir unsere Systeme ersetzen? Unsere Zahlen sind chaotisch.
Nein. Wir lesen, was vorhanden ist, und prüfen zuerst. Bestehende Software macht es gerade möglich: Wir haben etwas zum Vergleichen.
Was läuft heute tatsächlich?
Bei einem Verwalter an der Küste liest das System täglich aus über zehn Systemen. Drei Aufgaben laufen: Rechnungsentwürfe je abgeschlossener Reinigung in der Buchhaltung, tägliche Check-in-Zuweisungen im Aufgabensystem und die wöchentliche Prüfung, ob weiter erfasst wird. Gästefragen vor Anreise werden entwickelt; Anfang September war noch keine versandt. Die Abrechnung am 5. wurde noch für niemanden gebaut.
Nutzt ihr dafür KI?
Ja, zum Lesen, Prüfen, Zuordnen und Entwerfen. Deshalb dauert eine Umsetzung Wochen statt Quartale und deine Zahlen müssen vorher nicht bereinigt werden. KI entscheidet nichts: Was automatisch läuft und was ein Mensch freigibt, steht je Aufgabe im Vertrag.
Versprecht ihr mehr Umsatz?
Nein. Wir versprechen die Listen an Arbeitstag zehn und für jede Umsetzung einen Ausführungstermin. Den Wert siehst du in deinen Zahlen.
Und wenn der Zugriff länger dauert?
Dann pausiert die Frist. Ist der Lesezugriff dreißig Tage nach Zahlung nicht eingerichtet, beenden wir im gegenseitigen Einvernehmen und erstatten dein Geld.
Ist das mit Verifactu vereinbar?
Wir erstellen Entwürfe; deine Buchhaltung stellt aus und meldet. Vor dem ersten Entwurf bekommt deine Gestoría das Verfahren schriftlich. Sagt sie nein, bauen wir diesen Teil nicht.
Wer seid ihr?
HostRev ist das Unternehmen von Daniel Roorda. Er lebt an der Costa del Sol und hat dies bei einer Verwaltung an der Küste aufgebaut. Der Rest dieser Website bietet Software für Gastgeber mit wenigen Unterkünften; diese Seite beschreibt seine persönliche Arbeit.
Was macht ihr noch von Hand?
Ersten Schritt anfragen.
Nenne uns deine Systeme und wie ihr heute den Monat abschließt. Wenn es passt, ruft Daniel Roorda innerhalb eines Arbeitstags an und wir planen das Gespräch. Wenn nicht, sagen wir es ehrlich und verweisen dich weiter.
Lieber direkt buchen?
Dreißig Minuten mit Daniel. Auf Englisch oder Niederländisch, Spanisch nach Absprache.