Σύνδεσε τα υπάρχοντα συστήματά σου.
Για διαχειριστές 40–150 καταλυμάτων.
Μία ροή εργασίας. Τα συστήματά σου παραμένουν. Λιγότερη χειροκίνητη δουλειά, περισσότερος έλεγχος.
Λειτουργεί σε έναν πελάτη. Αυτά τα παραδείγματα δεν είναι γενικά διαθέσιμες λειτουργίες.
Πρώτα, κατανόηση.
Μετά, υλοποίηση με στόχο.
Πρόσβαση και ορισμοί
Ξεκινάμε όταν οι πηγές και οι συμφωνίες είναι πλήρεις.
Συμφωνία στοιχείων
Εξετάζουμε αποκλίσεις, κόστη και χειροκίνητη εργασία.
Αναφορά και επόμενο βήμα
Τη δέκατη εργάσιμη ημέρα ξέρεις τι χρειάζεται προσοχή. Η υλοποίηση συμφωνείται ξεχωριστά μετά.
Σου φαίνεται γνώριμο;
Όλα υπάρχουν. Απλώς όχι στο ίδιο μέρος.
Το PMS ξέρει τι πλήρωσε ο επισκέπτης. Όχι τι κόστισε το σπίτι.
Ο καθαρισμός είναι στις εργασίες, η συντήρηση που προπλήρωσες για τον ιδιοκτήτη στα λογιστικά και η συμφωνία στο email. Γι’ αυτό υπάρχει φύλλο δίπλα στο PMS.
Το σύστημα εργασιών ξέρει τι έγινε. Τα λογιστικά όχι.
Ολοκληρωμένες εργασίες χωρίς τιμολόγιο περνούν απαρατήρητες. Σε διαχειριστή στην ακτή, το φύλλο έδειχνε 20 χρεώσιμες εργασίες τον μήνα και το σύστημα πάνω από 200. Η καταγραφή είχε σταματήσει αθόρυβα.
Τα λογιστικά ξέρουν τι κέρδισε η εταιρεία. Όχι ποιο σπίτι το απέφερε.
Ένα άτομο ξέρει ποιο κόστος ανήκει σε ποιο σπίτι. Έτσι δεν υπάρχει απάντηση αν η ίδια η διαχείριση είναι κερδοφόρα.
Και μετά υπάρχει το φύλλο υπολογισμού.
Μόνο αυτό γνωρίζει, μία φορά τον μήνα, μετά τη χειροκίνητη ενημέρωση. Αν το άτομο λείπει ή αρρωστήσει, το κλείσιμο καθυστερεί.
Εξερεύνησέ το μόνος σου
Έτσι μπορεί να λειτουργεί όταν συνδέονται τα συστήματά σου.
Η επίδειξη δείχνει φανταστική εταιρεία με ενδεικτικά στοιχεία, χωρίς συνδέσεις. Δημιουργήσαμε παρόμοιο σύστημα για διαχειριστή στην ακτή με πάνω από εκατό σπίτια ιδιοκτητών. Διαβάζει καθημερινά πάνω από δέκα συστήματα: PMS, εργασίες, λογιστικά, CRM, καταγραφή επισκεπτών, κριτικές και κοινωνικά δίκτυα.
- Προγραμματισμός check-in με χάρτη και εκτυπώσιμη έκδοση
- Εργασίες προς τιμολόγηση με προσχέδια ανά εργασία
- Αποτελέσματα, ταμειακές ροές και πρόβλεψη δεκατριών εβδομάδων
Δεν λειτουργούν ακόμη όλα εκεί. Ενεργά είναι η καθημερινή ανάγνωση και τρεις εργασίες: προσχέδια τιμολογίων καθαρισμού, αναθέσεις check-in και εβδομαδιαίος έλεγχος.
Ανοίγει σε νέα καρτέλα. Η επίδειξη είναι στα ολλανδικά.
Η επίδειξη: εργασίες προς τιμολόγηση ανά πελάτη, με κουμπί προετοιμασίας προσχεδίων
Τι προετοιμάζουμε
Παραδείγματα, όχι πακέτο.
Δεν αντικαθιστούμε συστήματα. Τα διαβάζουμε με διασύνδεση ή εξαγωγή, ελέγχουμε στοιχεία και δίνουμε αποτελέσματα στα εργαλεία της ομάδας. Κάθε παράδειγμα αναφέρει το στάδιό του.
Τι σημαίνουν οι καταστάσεις
- Σε λειτουργία
Χρησιμοποιείται σήμερα από πελάτη. Αναφέρουμε πού χρειάζεται ακόμη πάτημα κουμπιού.
- Υπό ανάπτυξη
Το αναπτύσσουμε. Δεν χρησιμοποιείται ακόμη από πελάτη.
- Δεν έχει υλοποιηθεί ακόμη
Δεν υπάρχει ακόμη. Υλοποιείται στα στοιχεία του πρώτου αγοραστή, με σταθερή τιμή και γραπτή ημερομηνία.
- Στις 5 του μήναΔεν έχει υλοποιηθεί ακόμη
Η εκκαθάριση κάθε ιδιοκτήτη είναι έτοιμη, με την πηγή κάθε ποσού.
Από κρατήσεις, εργασίες και συμφωνίες ιδιοκτητών. Κάθε απόκλιση δείχνει ποσό και σύστημα προέλευσης. Εσύ εγκρίνεις.
Δεν λειτουργεί ακόμη πουθενά.
- Κάθε μήναΣε λειτουργία
Το προσχέδιο τιμολογίου είναι στα λογιστικά σου.
Για κάθε ολοκληρωμένο καθαρισμό, συνδεδεμένο με το σπίτι. Έκδοση και καταχώριση παραμένουν στο λογιστικό σου πρόγραμμα.
Στον διαχειριστή της ακτής από τα μέσα Αυγούστου. Τον Αύγουστο περίπου οι μισοί ολοκληρωμένοι καθαρισμοί πέρασαν ως προσχέδια με κουμπί. Εκδίδουν οι ίδιοι τα τιμολόγια.
- Κάθε μέραΣε λειτουργία
Οι αναθέσεις check-in περνούν από τις κρατήσεις στο σύστημα εργασιών.
Ποιος, πότε και ποιο σπίτι, στο σύστημα που γνωρίζει η ομάδα.
Καθημερινά στον ίδιο διαχειριστή, με κουμπί. Χωρίς επαναπληκτρολόγηση αλλά με έλεγχο: στα τέλη Αυγούστου πάνω από τα δύο τρίτα των γραμμών διορθώνονταν ακόμη χειροκίνητα.
- Κάθε εβδομάδαΣε λειτουργία
Αν σταματήσει αθόρυβα η καταγραφή, το βλέπουμε μέσα σε μία εβδομάδα.
Όχι μετά από ένα τρίμηνο. Αυτός ο έλεγχος βρήκε τα 20 έναντι πάνω από 200.
Εβδομαδιαία στον ίδιο διαχειριστή. Προς το παρόν ειδοποιούμε εμείς· δεν έχει υλοποιηθεί ειδοποίηση από το δικό σου σύστημα.
- Πριν την άφιξηΥπό ανάπτυξη
Ο επισκέπτης δηλώνει την ώρα άφιξης και η απάντηση φτάνει εκεί που χρειάζεται.
Μία ερώτηση, στο όνομά σου, αντί για συνεχή μηνύματα.
Στις αρχές Σεπτεμβρίου υπήρχαν πάνω από είκοσι ερωτήσεις σε προσχέδιο, καμία σταλμένη. Δεν το παρουσιάζουμε ως ενεργό. Ερωτήσεις για ομάδα, προτιμήσεις και σχετικά έξτρα: δεν έχουν υλοποιηθεί.
Τι δεν είναι ακόμη δυνατό
- Εγγραφή στο CRM. Η ανάγνωση λειτουργεί, αλλά τα δικαιώματα εμποδίζουν την εγγραφή.
- Δημιουργία νέων εργασιών. Η ανάθεση υπαρχουσών λειτουργεί· δεν υποσχόμαστε πλήρη προγραμματισμό καθαρισμού και συντήρησης.
- Υποβολή SES.Hospedajes. Καταχωρίζεις και υποβάλλεις εσύ· η πλήρης προετοιμασία δεν έχει υλοποιηθεί.
- Έκδοση τιμολογίων. Ετοιμάζουμε προσχέδια· έκδοση και καταχώριση παραμένουν στο λογιστικό πρόγραμμα, και ενόψει Verifactu.
- Ανάγνωση κάθε PMS. Κάποια συστήματα δεν υποστηρίζονται ακόμη.
Η οθόνη επίδειξης είναι βιτρίνα. Υλοποιούμε εργασίες· ένας άνθρωπος εγκρίνει πριν σταλεί οτιδήποτε σε ιδιοκτήτη ή επισκέπτη.
Πώς λειτουργεί
Πρώτα ελέγχουμε τα στοιχεία. Μετά υλοποιούμε μία εργασία. Έπειτα φροντίζουμε να λειτουργεί.
Έλεγχος στοιχείων
2.950 EUR
δέκα εργάσιμες ημέρες
Επανελέγχουμε τους τρεις τελευταίους κλεισμένους μήνες, συγκρίνοντας το φύλλο εργασίας με τα συστήματα. Γύρω στην τρίτη εργάσιμη βλέπεις την πρώτη απόκλιση, αν έχει βρεθεί. Τη δέκατη παραδίδουμε τρία πράγματα: λάθη με ποσό και πηγή, τον υπολογισμό του μήνα σε μία σελίδα Α4 και τις επαναλαμβανόμενες χειροκίνητες εργασίες με σταθερή τιμή ανά εργασία. Τίποτα δεν αλλάζει στα συστήματά σου.
Εγγύηση
Οι δέκα εργάσιμες αρχίζουν όταν έχουμε πρόσβαση μόνο για ανάγνωση και τους ορισμούς σου. Αν δεν ολοκληρωθεί τη δέκατη ημέρα, επιστρέφουμε τα 2.950 EUR και ολοκληρώνουμε ούτως ή άλλως. Αν αναθέσεις μια εργασία εντός εξήντα ημερών από την παράδοση, τα 2.950 EUR αφαιρούνται από την τιμή της.
Υλοποίηση μίας εργασίας
9.500 έως 14.500 EUR
σταθερή τιμή και γραπτή ημερομηνία παράδοσης πριν ξεκινήσουμε
Μία εργασία της λίστας σου, για όλα τα καταλύματα και τους ιδιοκτήτες, στους δικούς σου λογαριασμούς. Η τιμή εξαρτάται από τα συστήματα, την ανάγνωση ή και εγγραφή και τις διαφορές στις συμφωνίες ιδιοκτητών. Ορίζεται μετά τη δέκατη εργάσιμη, πριν αποφασίσεις.
Πληρωμή σε δύο μέρη
Χρεώνουμε το δεύτερο μέρος μόνο αφού η εργασία εκτελεστεί πραγματικά για πρώτη φορά στην εταιρεία σου. Αν χάσουμε την προθεσμία, δεν το πληρώνεις. Μετά την παράδοση δεν υπάρχει επιστροφή: ο κώδικας βρίσκεται στους λογαριασμούς σου και παραμένει ελεύθερα διαθέσιμος, ακόμη κι αν πάψουμε να υπάρχουμε αύριο.
Συνεχής λειτουργία
1.500 έως 2.500 EUR τον μήνα
από την παράδοση, ακύρωση κάθε μήνα
Διατηρούμε τη λειτουργία, την ελέγχουμε εβδομαδιαία και προσαρμοζόμαστε στις αλλαγές των συστημάτων. Πληρώνεις για όσα ετοιμάστηκαν και στάλθηκαν, όχι για έναν πίνακα επισκόπησης.
Εγγύηση
Αν μια εργασία καθυστερήσει πάνω από μία εργάσιμη με δική μας ευθύνη, δεν τη χρεώνουμε εκείνον τον μήνα. Μπορείς να ακυρώσεις κάθε μήνα και να συνεχίσεις να χρησιμοποιείς όσα υλοποιήσαμε.
Τι δεν περιλαμβάνει το πρώτο βήμα
- Χωρίς καθαρισμό δεδομένων. Δείχνουμε τα λάθη· διορθώνεις μετά μόνο όσα κοστίζουν χρήματα.
- Χωρίς μετεγκατάσταση ή νέο σύστημα.
- Έως τρεις κλεισμένοι μήνες και πέντε συστήματα. Οτιδήποτε επιπλέον συμφωνείται χωριστά.
- Χωρίς φορολογικές συμβουλές. Παραμένουν στην gestoría σου.
Τι χρειαζόμαστε από εσένα
Πρόσβαση μόνο για ανάγνωση στο PMS, τις εργασίες, τη λογιστική και το CRM, ή εξαγωγή από την gestoría. Λαμβάνεις εκ των προτέρων οδηγίες ανά σύστημα: τι βλέπουμε, τι όχι και πώς ανακαλείς την πρόσβαση.
Μία ώρα μαζί σου και μισή μέρα με όποιον κλείνει τον μήνα, για τις συμφωνίες κάθε ιδιοκτήτη.
Τους ορισμούς σου: τι τιμολογείται, τι σημαίνει κάθε ετικέτα και ποιοι μήνες έχουν κλείσει.
Το φύλλο εργασίας όπως είναι, μαζί με τα λάθη. Μην καθαρίσεις τίποτα εκ των προτέρων.
Αυτό είναι όλο. Οι δέκα εργάσιμες αρχίζουν μόλις καλυφθούν τα σημεία 1 και 3.
Όλα τα ποσά χωρίς ΦΠΑ. Σύγκρινέ τα με τις ημέρες που αφιερώνει ο υπάλληλος κάθε μήνα στο κλείσιμο. Καμία υπόσχεση για έσοδα, πληρότητα ή κατάταξη: η αξία φαίνεται στα δικά σου στοιχεία.
Για ποιους είναι
Στα μέτρα σου, αλλά όχι για όλους.
Είναι για εσένα αν
- Νοικιάζεις 40 έως 150 καταλύματα για ιδιοκτήτες στην Costa del Sol. Από 15 έως 40: συμπλήρωσε τη φόρμα και θα σου πούμε ειλικρινά αν αξίζει.
- Έχεις τουλάχιστον τρία ασύνδετα συστήματα και ένα φύλλο εργασίας που καλύπτει το κενό.
- Έχεις σύστημα εργασιών καθαρισμού και συντήρησης και μπορούμε να διαβάσουμε το PMS και τη λογιστική σου. Δεν είσαι βέβαιος; Ρώτησέ μας.
- Κάποιος κλείνει τον μήνα στο Excel και συμμετέχεις προσωπικά, επειδή εσύ υπογράφεις.
Δεν είναι για εσένα αν
Αν δεν ταιριάζει, δεν το αναλαμβάνουμε, ακόμη κι αν θέλεις να πληρώσεις.
- Νοικιάζεις μόνο δικά σου ακίνητα, λειτουργείς ξενοδοχείο ή αλυσίδα, ή διαχειρίζεσαι από Ολλανδία ή Ηνωμένο Βασίλειο χωρίς ισπανική εταιρεία.
- Θέλεις μόνο μια οθόνη αριθμών χωρίς επακόλουθες ενέργειες.
- Θέλεις να αντικαταστήσουμε συστήματα, να καθαρίσουμε πρώτα δεδομένα ή να εκδίδουμε τιμολόγια.
- Θέλεις δωρεάν το πρώτο βήμα ή δεν δίνεις πρόσβαση ανάγνωσης πριν από την πρώτη ημέρα.
- Έχεις λιγότερα από 15 καταλύματα. Τότε η δωρεάν αξιολόγηση είναι καλύτερη αφετηρία.
Όχι ακόμη: Αν δεν διαβάζουμε ακόμη το PMS σου, άφησε στοιχεία και θα καλέσουμε μόλις γίνει εφικτό. Costa Blanca: ρώτησέ μας. Ολλανδικά πάρκα διακοπών: όχι το 2026.
Ξεκάθαρα εξαρχής, και για την gestoría σου.
- Στο πρώτο βήμα μόνο διαβάζουμε. Τίποτα δεν αλλάζει χωρίς έγκριση ανά εργασία.
- Τα στοιχεία είναι δικά σου και συνεχίζεις να χρησιμοποιείς όσα φτιάχνουμε. Μετά την παράδοση λειτουργούν στους λογαριασμούς σου, με ρήτρα εξαγωγής στη σύμβαση.
- Δεν είμαστε λογισμικό τιμολόγησης. Εκδίδει το δικό σου λογιστικό πρόγραμμα· πριν από το πρώτο προσχέδιο παρουσιάζουμε γραπτώς τη μέθοδο στην gestoría.
- Ένας άνθρωπος εγκρίνει πριν σταλεί οτιδήποτε σε ιδιοκτήτη ή επισκέπτη.
- Τα δεδομένα που λείπουν δεν μετρούν ως μηδέν. Μπαίνουν στη λίστα, όχι στους υπολογισμούς.
- Σύμβαση επεξεργασίας και λίστα υπεργολάβων υπογράφονται πριν από την πρόσβαση ανάγνωσης. Κάθε υπηρεσία εκτός ΕΕ που επεξεργάζεται δεδομένα μέσω εμάς αναφέρεται μαζί με τις ισχύουσες εγγυήσεις.
Ερωτήσεις
Τι θέλουν να ξέρουν οι διαχειριστές πριν ξεκινήσουν.
Είναι εξατομικευμένη εργασία ή προϊόν;
Εξατομικευμένη εργασία με σταθερό πρώτο βήμα. Η μέθοδος είναι κοινή: ανάγνωση, έλεγχος, προετοιμασία. Μετά ακολουθούμε τη λίστα σου, γι’ αυτό δίνουμε τιμή ανά εργασία και όχι πακέτο.
Πληρώνω 2.950 EUR για να μάθω πόσο θα κοστίσει;
Όχι. Πληρώνεις για τρεις ελεγμένους μήνες με ποσά και πηγές και τον μηνιαίο υπολογισμό γραπτώς. Υπάλληλος και gestoría τα χρησιμοποιούν άμεσα, ακόμη και χωρίς συνέχεια. Αν αναθέσεις υλοποίηση μέσα σε εξήντα ημέρες από την παράδοση, αφαιρούμε τα 2.950 EUR.
Πρέπει να αλλάξουμε συστήματα; Τα στοιχεία μας είναι ακατάστατα.
Όχι. Διαβάζουμε ό,τι υπάρχει και ξεκινάμε με έλεγχο. Το υπάρχον λογισμικό είναι ακριβώς αυτό που επιτρέπει τη σύγκριση.
Τι λειτουργεί πραγματικά σήμερα;
Σε έναν διαχειριστή στην ακτή, το σύστημα διαβάζει καθημερινά πάνω από δέκα συστήματα. Λειτουργούν τρεις εργασίες: προσχέδια τιμολογίων ανά ολοκληρωμένο καθαρισμό, καθημερινές αναθέσεις check-in και εβδομαδιαίος έλεγχος καταγραφών. Οι ερωτήσεις πριν την άφιξη αναπτύσσονται· στις αρχές Σεπτεμβρίου δεν είχε σταλεί καμία. Η κατάσταση της 5ης δεν έχει υλοποιηθεί για κανέναν.
Χρησιμοποιείτε τεχνητή νοημοσύνη;
Ναι, για ανάγνωση, έλεγχο, κατηγοριοποίηση και προσχέδια. Έτσι η υλοποίηση διαρκεί εβδομάδες αντί τρίμηνα, χωρίς προηγούμενο καθαρισμό δεδομένων. Δεν αποφασίζει τίποτα: η σύμβαση ορίζει ανά εργασία τι αυτοματοποιείται και τι εγκρίνει άνθρωπος.
Υπόσχεστε περισσότερα έσοδα;
Όχι. Υποσχόμαστε τις λίστες τη δέκατη εργάσιμη και ημερομηνία εκτέλεσης ανά εργασία. Η αξία φαίνεται στα στοιχεία σου.
Και αν η πρόσβαση καθυστερήσει;
Η προθεσμία παγώνει. Αν η πρόσβαση ανάγνωσης δεν έχει ρυθμιστεί τριάντα ημέρες μετά την πληρωμή, σταματάμε με αμοιβαία συμφωνία και επιστρέφουμε τα χρήματα.
Επιτρέπεται βάσει Verifactu;
Ετοιμάζουμε προσχέδια· η λογιστική σου εκδίδει και δηλώνει. Πριν από το πρώτο προσχέδιο, υποβάλλουμε γραπτώς τη μέθοδο στην gestoría. Αν αρνηθεί, δεν υλοποιούμε αυτό το μέρος.
Ποιοι είστε;
Η HostRev είναι η εταιρεία του Daniel Roorda. Ζει στην Costa del Sol και ανέπτυξε το σύστημα σε εταιρεία διαχείρισης στην ακτή. Ο υπόλοιπος ιστότοπος προσφέρει λογισμικό σε οικοδεσπότες με λίγα καταλύματα· αυτή η σελίδα περιγράφει τη δουλειά που κάνει ο ίδιος.
Τι κάνετε ακόμη χειροκίνητα;
Ζήτησε το πρώτο βήμα.
Πες μας τα συστήματα και πώς κλείνετε τον μήνα. Αν ταιριάζει, ο Daniel Roorda καλεί μέσα σε μία εργάσιμη για να προγραμματίσουμε συζήτηση. Αλλιώς το λέμε ειλικρινά και σε κατευθύνουμε αλλού.
Προτιμάς να κλείσεις απευθείας;
Τριάντα λεπτά με τον Daniel. Στα αγγλικά ή ολλανδικά, ισπανικά κατόπιν συνεννόησης.